La organización del punto de venta en la farmacia, la organización interna, la organización del personal en la oficina de farmacia, de los medicamentos y otros productos…. La clave está en la planificación y organización en la farmacia para encaminarnos al éxito y poder funcionar correctamente.
Consejos para la organización en la farmacia: ¿Cómo debemos hacerlo?
A la hora de organizar una farmacia y hacer que ésta sea atractiva para los visitantes hay que tener en cuenta una serie de consideraciones:
- Orden y limpieza: Para empezar, no hay nada más importante que tenerlo todo limpio y ordenado para que el cliente pueda sentir que está en un entorno sanitario y profesional, ante todo. Para ayudarte con el orden los expositores pueden ser de gran utilidad ya que te pueden ayudar a destacar productos por encima de otros que necesites darles prioridad de venta.
- La clasificación de medicamentos y tipologías de productos según los síntomas o enfermedades a tratar es muy importante, ya que la inmediatez en el momento en que un cliente pida algún analgésico o antihistáminico es fundamental, el fármaco ha de poder ofrecérselo con rapidez y disponerle alguna alternativa en caso de que falle el stock. Para conseguirlo es de vital importancia contar con estantes para poder clasificar todo como es debido y a que, a simple vista, puedas encontrar lo que necesitas rápidamente.
- Debemos estructurar la farmacia por departamentos: Almacén, área comercial, área de compras, administración, el área de la farmacia en sí misma, de recursos humanos y la de dirección. Debe haber un organigrama jerárquico en el que se estructuren los departamentos con diferentes tareas asignadas por el farmacéutico titular, quien debe responsabilizar a todo el personal de los resultados del negocio.
- La gestión de la organización interna es también clave para obtener rentabilidad en la farmacia. Para ello es importante planificar los pedidos y las reposiciones, la atención a delegados, anteponerse a los obstáculos que puedan surgir, estar en continuo contacto con los proveedores y distribuidores, etc. Tenemos que seguir tres pasos:
- Saber los momentos en los que habrá más flujo de clientes, ya que se necesitará a más miembros del equipo en el mostrador para atenderlos.
- Planifica qué es lo urgente y lo importante: En una tabla hay que clasificar las tareas diarias, semanales y mensuales de la farmacia.
- Establece límites de tiempo a cada tarea: Así evitarás la acumulación de trabajo.
- Define la rotación de productos: Es decir, define el número de veces que se renuevan las existencias almacenadas durante un período de tiempo, la regularidad con la que somos capaces de que el stock se venda, así podrás anticiparte. En la rotación intervienen los importes del pedido mínimo, periodos de pago, plataformas logísticas, tiempo máximo de suministro, gestión de stock, etc.